¿Y si el error en sus aportes le sale gratis, solo por corregirlo a tiempo? La ley pone la frontera en un papel —y no es el que usted cree—.
Cinco años, y el aviso que sí existe
La UGPP determina y cobra los aportes a la protección social frente a omisos e inexactos «sin que se requieran actuaciones persuasivas previas por parte de las administradoras» (Ley 1607 de 2012, artículo 178): actúa directo, sin esperar a que la EPS o el fondo hayan cobrado primero.
Eso no significa que llegue sin avisar. Antes de liquidar o sancionar, la ley la obliga a enviar un requerimiento para declarar o corregir o un pliego de cargos, que el aportante tiene tres meses para responder (artículo 180).
¿Hasta dónde alcanza hacia atrás? Puede iniciar sus acciones de determinación y de sanción —notificando el requerimiento de información o el pliego de cargos— dentro de los cinco años siguientes a la fecha en que el aportante debió declarar y no declaró, o declaró por menos de lo debido. Con una letra menuda que conviene leer: si usted corrige, ese plazo vuelve a contarse desde la corrección.
Son dos requerimientos, no uno
Aquí está lo que casi nadie separa.
El primero en llegar es el requerimiento de información, y a él está atada la regla amplia: las sanciones por omisión e inexactitud «no serán aplicables a los aportantes que declaren o corrijan sus autoliquidaciones con anterioridad a la notificación del requerimiento de información» (artículo 180).
Después viene el requerimiento para declarar o corregir. A esas alturas sobrevive una sola salida, y únicamente para quien no declaró: «si la declaración se presenta antes de que se profiera el requerimiento para declarar y/o corregir no habrá lugar a sanción» (artículo 179, con el texto que le dio la Ley 1819 de 2016).
Quien corrige por inexactitud cuando ya le notificaron el requerimiento para declarar o corregir paga 35% de la diferencia, y 60% si la corrige la UGPP. Por no declarar, 5% de lo dejado de pagar por cada mes o fracción de mes de retardo, hasta el 100% del aporte; el doble si deja vencer el requerimiento.
Lo que usted reporta se presume cierto
El Consejo de Estado unificó el punto en 2021 (Sección Cuarta, sentencia 25185): lo declarado en la PILA se presume veraz, pero si el fiscalizador objeta un pago para incluirlo en la base de cotización, le corresponde al empleador demostrar por qué ese pago no remunera el servicio.
Y una precisión: esos cinco años acotan cuándo puede iniciar la UGPP. Aparte va el cálculo actuarial, exigible en pensiones frente al empleador —o al independiente— que por omisión no afilió (artículo 179, parágrafo 4).
Roberto y Elena hallan en una revisión interna un bono mensual que quedó fuera de la base sin un pacto que lo sostuviera: corregir hoy cuesta la diferencia; con el requerimiento encima, la diferencia más la sanción. El independiente que cotiza sobre menos de lo que factura vive la misma cuenta regresiva.
¿Resistirían sus aportes una revisión de cinco años? Encontrar eso antes que la autoridad es justo el trabajo de un diagnóstico.
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