Hay un documento que muchas empresas tienen guardado sin abrir desde hace años. La reforma laboral le puso fecha de actualización — y esa fecha pasó hace mes y medio.
El 25 de junio de 2026 era el límite
El artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo, en el texto de la Ley 2466 de 2025, es hoy un procedimiento tasado paso a paso: comunicación formal de la apertura, hechos por escrito, traslado de las pruebas, un término de defensa que no puede ser inferior a cinco días, decisión motivada, sanción proporcional y posibilidad de impugnarla.
Y en su parágrafo 4 ordenó al empleador actualizar el reglamento interno «dentro de los doce (12) meses siguientes a la entrada en vigencia» de la ley. La ley rige desde el 25 de junio de 2025: el plazo venció el 25 de junio de 2026. El Ministerio del Trabajo lo ratificó por circular en mayo —doctrina del regulador, no ley—, sin que aparezca norma que lo prorrogue.
Hay otro cambio silencioso: cumplido el paso previo que ya traía el artículo 119 —publicarlo en cartelera e informar su contenido y fecha de aplicación por circular interna, con quince días hábiles para que los trabajadores pidan ajustes si alguna cláusula contraviene la ley—, el reglamento debe fijarse en dos sitios de la empresa y además publicarse por un medio virtual al que el trabajador pueda entrar en cualquier momento.
Quién está obligado — y qué pasa si no
La obligación de tener reglamento no nació ayer: cubre a todo empleador con más de cinco trabajadores permanentes en empresas comerciales, más de diez en industriales y más de veinte en agrícolas, ganaderas o forestales; y a quien ocupe más de diez trabajadores en empresas mixtas. «Más de», no «desde»: con cinco exactos, una comercial todavía no entra.
Las micro y pequeñas empresas de menos de diez trabajadores quedaron por fuera del procedimiento reglado — pero no del deber de escuchar al trabajador ni de tener reglamento cuando les corresponde.
La consecuencia real no es la multa, aunque la inspección del trabajo pueda imponerla y sea de rango amplio. Es esta: el empleador no puede imponer sanciones que no estén previstas en el reglamento, el contrato, un pacto, una convención o un laudo. Un reglamento de hace diez años sigue rigiendo —hace parte del contrato de cada trabajador—, y ahí está el problema: el procedimiento que describe ya no coincide con el que hoy exige la ley.
Cuando llega la primera sanción
El trabajador al que le descontaron por llegadas tarde sin proceso previo — o la PYME que suspendió a un empleado por una falta que su reglamento nunca definió. La misma hoja desactualizada decide los dos casos, y en los dos el terreno se inclina hacia el mismo lado.
¿Su reglamento describe el procedimiento que hoy exige la ley, o el de la versión anterior? Revisarlo antes de la próxima sanción —y no después, con la demanda encima— es exactamente el tipo de riesgo silencioso que un diagnóstico saca a la luz.
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