Que una entidad haya enviado su petición a otra no demuestra, por sí solo, cuándo empezó el término para responder. La fecha de salida y la fecha de recepción son hechos distintos.
La entidad debe informar y remitir
El artículo 21 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, regula qué ocurre cuando la autoridad que recibe la petición no es competente.
Si usted actúa verbalmente, debe informarle de inmediato. Si la petición fue escrita, debe hacerlo dentro de los cinco días siguientes al de su recepción. Dentro del término señalado debe remitirla a la autoridad competente y enviarle copia del oficio remisorio; si no existe funcionario competente, debe comunicárselo.
La misma disposición fija el punto que interesa para el seguimiento: el término para decidir o responder se cuenta desde el día siguiente a la recepción por la autoridad competente.
Así, un oficio fechado no basta para establecer que la otra entidad recibió ese mismo día. Hay que comprobar la recepción. Esa diferencia documental importa antes de concluir que una respuesta está vencida.
Siga el recorrido completo
Como preparación, conserve la petición presentada, el comprobante de radicación inicial, el oficio de remisión y la evidencia disponible de recepción en la entidad destinataria. Compare a quién se envió, qué se remitió y cuándo quedó recibido.
Si falta ese último dato, identifique el vacío en lugar de llenarlo con la fecha que parece más probable. Una captura del envío puede mostrar una actuación; su alcance debe examinarse antes de tomarla como prueba de otra.
Piense en dos ejemplos hipotéticos. Una oficina pública informa que trasladó la solicitud y archiva el asunto sin dejar clara su recepción de destino. Una empresa contratista conserva el oficio, pero calcula el vencimiento desde el envío. El problema documental aparece a ambos lados del trámite.
Este seguimiento tampoco significa aceptar remisiones sucesivas sin examinarlas. Hace falta verificar qué autoridad tiene competencia y si cada actuación corresponde a lo solicitado. La carpeta ordenada permite hacer esa revisión; no la reemplaza.
Para quien presenta la petición, el propósito es saber dónde se encuentra. Para la entidad, es poder explicar el trámite seguido con constancias coherentes.
¿En qué entidad y con qué constancia quedó hoy su solicitud? El Radar Institucional 360 reconstruye su recorrido para identificar la autoridad responsable y las actuaciones que todavía deben comprobarse.
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