Todo el mundo está mirando el calendario del NIT. Casi nadie está mirando la carpeta.

La renta de este año se declara entre el 12 de agosto y el 26 de octubre, en la fecha que marcan los dos últimos dígitos del NIT. Pero el trabajo real empieza antes: cuando usted reúne los papeles que prueban lo que ganó y lo que ya le retuvieron.

Y ahí aparece algo que pocos saben: esos papeles no son un favor de nadie. Son una obligación legal de quien le pagó, y su plazo ya se venció.

El certificado no se ruega: se reclama

El artículo 378 del Estatuto Tributario obliga a todo agente de retención a expedir cada año, al asalariado, un certificado de ingresos y retenciones del año anterior. El artículo 381 hace lo mismo con las retenciones que no vienen de un sueldo: las del banco, las del cliente que le pagó honorarios, las del arrendatario.

¿Hasta cuándo tenían para entregarlos? Hasta el último día hábil de marzo. Lo fija el Decreto 1625 de 2016, en la redacción que le dio el Decreto 2229 de 2023. Si a esta altura del año usted no los tiene, no está pidiendo un favor: está cobrando algo vencido.

Y si el certificado nunca se expidió, el mismo artículo 381 abre una puerta que casi nadie usa: la factura o el documento donde conste el pago puede reemplazarlo, siempre que allí se identifiquen el concepto, el valor y la retención practicada.

Lo que la DIAN ya sabe y lo que solo sabe usted

Desde el 21 de julio puede consultar su información exógena en el Portal Transaccional de la DIAN. Eso cubre un lado del asunto: lo que terceros reportaron sobre usted.

El otro lado —lo que resta— depende de papeles que nadie va a reunir por usted: el certificado del banco por los intereses de vivienda, el de la medicina prepagada o del seguro de salud, los documentos que acreditan a cada dependiente.

Hay uno más, silencioso. Para restar el 1% de sus compras del año —hasta el tope anual que fija la ley— se exige factura electrónica con usted identificado como comprador y pago con tarjeta u otro medio electrónico. Sin ese soporte, la deducción no existe.

Un caso de persona: una empleada que cambió de trabajo en 2025 y nunca le pidió el certificado al empleador anterior. Un caso de negocio: un independiente que le facturó a cinco clientes y no tiene el certificado de ninguno — y son ellos, los que le practicaron retención, quienes deben expedirlo.

Primero la carpeta, después el formulario

Declarar con papeles incompletos cuesta: se pagan impuestos de más por deducciones que no se pudieron probar, o se abren discusiones por cifras que no coinciden.

Recoger todo eso toma semanas, no horas. Y la primera fecha del calendario, la del 12 de agosto, ya se cuenta con los dedos.

¿Sabe cuántos de sus papeles de 2025 le faltan hoy, y a quién hay que pedírselos?

Saber con claridad y a tiempo de qué se trata su situación es justo lo que cambia el resultado.

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[Material estrictamente informativo. No constituye asesoría legal, tributaria ni financiera.]